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        TS16949文件十四 信息沟通管理程序

        1? 目的

        建立和疏通信息流通渠道,加强信息流通接口管理,确保与公司质量管理体系运作的相关信息能得到及时的沟通和处理。

        2? 范围

        适用于与本公司整体运作有关的各类内外部信息沟通的管理。

        3??????? 定义和术语

        4? 职责

        4.1 各部门负责工作范围内的企业内外部的信息收集和整理。

        4.2 质量部负责与产品质量相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

        4.3 销售部负责与市场动态相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

        4.4 管理部负责与企业管理相关的信息,并做好相关传递、处理、汇总及保存工作。

        4.5 总经理负责对信息收集、统筹及其在内部沟通全过程的监督和控制。

        5? 程序

        工作流程:沟通内容(信息)之分类→信息的收集→信息重要度分级→信息沟通

        →沟通效果评价→沟通改进→沟通内容(信息)的归档与保存

        5.1 沟通内容(信息)之分类

        5.1.1外部信息

        5.1.1.1 与产质量量有关的外部信息

        1. 客户、产品检查机构、质量技术监督机构、认证机构等检查或监测结果及反馈的信息。
        2. 产品标准类信息。
        3. 市场动态、行业动态(包括竞争对手)中与质量相关的信息。
        4. 供应商的质量信息及投诉等。
        5. 其它外部与产质量量相关的各类信息。

        5.1.1.2 与企业管理相关的外部信息

        1. 政府及有关部门颁布的与企业运作有关的信息,如法律、法规、条例等。
        2. 市场、行业动态(包括竞争对手)中与企业管理相关的信息。
        3. 与企业有合作关系的社会机构、团体、企业的相关反馈信息。

        5.1.2内部信息

        a. 体系运行情况、质量方针目标的实施情况、生产过程情况、产品检查情况等。

        b. 员工对有关产品质量的建议和意见等。

        c. 企业规章制度的建立、推行、运作效果等相关情况。

        d. 财务、人事、行政、后勤、安全、卫生等情况。

        e. 员工有关企业内部管理的建议和意见等。

        5.2 信息的收集

        信息(数据)每月收集、分析、传递、汇总至少一次,各部门按部门职能和各运行程序的规定收集和整理相关的信息。

        5.3 信息重要度分级

        根据信息的紧急及重要程度,分为三级:

        A、一级数据为重要且紧急的数据,指直接影响顾客满意度的数据;

        B、二级数据为不重要但紧急的数据;

        C、三级数据为日常信息,不需标识。

        数据的标识由数据收集部门在信息单的右上角打“√”说明。

        5.4 信息沟通

        5.4.1沟通方式及追踪落实

        5.4.1.1 会议

        5.4.1.1.1 会议计划

        a例行性会议

        b临时性会议

        5.4.1.1.2 例行性会议

        表1:例行性会议的相关规定

        会议名称

        周期

        会议目的

        时间

        主持人

        会议主席

        参加人员

        经营会议

        经营计划执行

        分析及调整

        不定期

        总经理

        总经理

        部门经理及以上成员

        管理评审会议

        按计划

        质量管理体系运行情况及改进需求

        按计划

        管理者

        代表

        总经理

        各部门主管

        月例会

        布置有关事项安排追踪已布置工作及事项协调

        每月最后一个周末

        15:30

        总经理

        总经理

        各部门主管

        生产

        调度会

        生产计划及事项协调

        周六

        生产部经理

        生产部经理

        车间、有关主管

        质量分析会

        重大质量问题

        质量问题分析、解决措施探讨落实

        不定期

        质量部经理

        质量部经理

        车间主任以上有关主管、质量部主要人员

        新产品开发会议

        按项目

        进度

        新产品开发

        相关事宜安排

        不定期

        项目组长

        技术部经理

        项目组成员和列席人员

        早会

        各班组内部工作安排

        每日早?? 7:30

        部门主管、车间主任、组长

        部门主管

        各班组全体员工

        员工座谈会

        了解员工心态及管理、技术现状

        不定期

        管理部经理

        总经理或管理部经理

        根据实际情况分批确定

        5.4.1.1.3 临时性会议由总经理或相关权责主管在信息沟通之必要时提议,经总经理或相关部门主管同意时召开。

        5.4.1.2 会议管理

        a.例行性会议如有变更,原则上应提前半个工作日通知,如无变更则不另行通知。

        b.临时性会议原则上应至少提前1小时通知参加人员。

        c.会议参加者必须准时出席必要时填写《签到表》,因故无法到会者,事先须向主持人请假并取得许可,或派代理人出席(代理人应向主持人报备),迟到、早退者须向主持人报备,取得谅解及同意。

        d.会议应事先明确主题,与会人员应依据本职工作做好各种准备(包括资料、数据)。

        e.主持人应控制会议时程,尽量在规定的时间内结束会议。

        f.会议决议的落实实施情况,应作为下次会议议题之一。

        5.4.1.3 会议纪律

        a. 参会人必须清楚与会目的,简单扼要的阐述需呈报事项;

        b. 在进行专项讨论的时候,与会人员需围绕主题进行;

        c. 会议主持人应根据讨论议题,适时的控制会议时间;

        d. 会议中途需离席时,需向主持人说明;

        e. 在会议主持人宣布会议结束后,方可散会。

        5.4.1.4 会议决议追踪落实。

        1. 会议结束后,由会议主席根据会议沟通内容的重要程度决定是否签发《会议纪要》,并分发相关部门或人员。
        2. 签发《会议纪要》的,由会议主席指定专人对《会议纪要》相关内容的落实情况进行追踪,并汇报追踪结果。

        5.4.2计划、报表、报告和通告沟通

        计划、报表、报告和通告

        频次

        责任部门(车间或人员)

        呈报、主送

        抄送(报)

        月度工作计划

        各部门(科、车间或人员)

        总经理

        月度工作计划报告

        总经理

        生产报表

        生产日报

        仓管员

        生产副总

        生产部

        生产月报

        每月

        仓管员

        总经理、财务部

        生产副总、生产部

        质量报表

        外购外协品

        检验员

        质量部经理

        物管部、生产部

        自制在制品

        检验员

        质量部经理

        生产部

        质量部经理

        有关各部门

        交付后产品

        出现时

        销售→质量

        总经理

        有关各部门

        质量体系运行情况

        内审后

        管理者代表

        总经理

        管理

        评审前

        管理者代表

        总经理

        废品损失报表

        月度

        生产部

        财务部或有关部门

        各部门

        产品开发报表

        开发结束

        项目组长

        生产部经理

        总经理

        工艺检查结果

        每日

        工艺员

        生产部经理

        车间主任

        生产工艺报告

        月度

        生产部经理

        总经理

        生产部、质量部

        采购情况报表及分析

        月度

        生产部经理

        采购部经理

        总经理

        供应商开发及管理情况报告

        人事管理情况报告

        月度

        管理部

        总经理

        行政管理情况报告

        后勤管理情况报告

        现场5S检查结果

        月度

        管理部经理

        生产部

        常务副总

        设备运行维护报表

        月度

        车间主任

        生产部

        动力消耗报表

        月度

        财务部

        仓库报表

        材料报表

        ?需要时,月度

        仓管员

        生产、物管、财务

        半成品报表

        生产、财务

        成品报表

        生产、业务、财务

        总经理

        废品月报

        月度

        财务

        总经理

        奖罚通告

        必要时

        管理部

        奖罚对象

        根据相关规定

        事务通告

        相关部门

        报告要求见【各部门主管报告要求】。

        5.4.3其它沟通形式

        沟通方式

        适用时机

        《工作联系单》 反映和解决行政事务方面宜用
        《信息反馈单》 反映和解决质量问题宜用

        总经理信箱

        员工需要越级反映情况和提供意见的时候

        公告

        需要将信息告诉大部分人的时候

        电话

        时间紧迫或内容不重要

        个别交谈

        各级主管自定

        走访

        为了解更多信息和实际情况,以及体现诚意时用,对内部员工、外部的供应商、客户、合作者均适用

        调查表

        对员工和顾客满意度的调查

        5.5 沟通效果评价和沟通改进:见《持续改进管理程序》。

        5.6 沟通内容(信息)的归档与保存。

        5.6.1各部门均需做好信息原稿和接收信息的保管和归档、处置工作,属于文件类的按《文件控制程序》执行,属于记录类的按 《记录控制程序》执行。

        6? 支持性文件

        6.1《各部门主管报告要求》

        6.2《纠正和预防措施管理程序》

        6.3《持续改进管理程序》

        6.4《文件控制程序》

        6.5《满意度管理程序》

        6.6《记录控制程序》

        7? 记录

        7.1《会议签到表》??????????????????????????????????? 保存期三年

        7.2《会议纪录》????????????? 保存期:重大会议/三年甚至更长;一般会议/一年

        7.3《工作联系单》????????? ??????????????????????????保存期二年

        7.4《信息反馈单》??????????????????????????????????? 保存期二年

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