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        TL9000关于文件管理的有关基本要求

        TL9000关于文件管理的有关基本要求
        一、 文件的含义:文件是用于达成品质体系有效运作的资料。 二、 文件的层次:品质体系文件通常分四层次
        一、 文件的含义:文件是用于达成品质体系有效运作的资料。
        二、 文件的层次:品质体系文件通常分四层次。
        A:一阶文件——品质手册(QM)
        B:二阶文件——品质程序(QSP)
        C:三阶文件——作业标准书、工程图纸、工程规格、检验标准、各
        种外来文件等
        D:四阶文件——各种表格及记录
        三、 文件 的 形 式: 文件可以任何形式存在,如书面资料、电子媒体、硬拷贝、实物样板等。
        四、 文件的基本要求:
        (1)系统性:文件采用要素要有系统,规定要有条理。
        (2)协调性:文件规定与公司各管理制度相协调,跨部门接口关
        系相协调。
        (3)唯一性:对整个公司,文件是唯一的,不同部门不得制定同
        一内容的不同文件。
        (4)适用性:文件规定适用于公司各部门的各项活动。
        (5)有效性:文件内容正确,具有使用效力。
        五、 文件的管理:
        1. 文件的制定:文件由各部门熟悉相关运作,表达能力较强的管理级人员制定。
        2. 文件的审批:文件必须经责权人员审批后方可发放使用,否则属“非法”。
        3. 文件的控制:文件的控制主要是指文件受更改的控制。
        A. 受控文件:指受更改控制的一类(TL9000认证与培训,首选安信达咨询www.jiaogeqinshou.com)文件,当文件内容发生更改时能及时追溯到文件的使用。一般涉及本公司内部,但有时也会涉及外部公司,如工程图纸、规格书等。
        受控文件的管制方法:
        (1) 对每份文件编号:每份文件都有唯一编号,编号方式不特别规定但要统一。
        (2) 受控文件印章及分发号码:受控文件发放时盖章及编号,以便追溯。
        (3) 制定文件清单或一览表:随时发布最新文件的修改状况。
        (4) 修改状态:修改文件后要重新换片及发行。
        B. 非受控文件:作参考用途的一类文件,其更改或修订无需按规定撤消。
        4、文件的发放:
        (1)文件领用人登记签名领取。
        (2) 文件修改时追踪每份文件。
        (3) 文件破损、遗失申请补发。
        (4) 作废文件,正本隔离保存,副本销毁。
        (5) 各部门不得自行翻印,由文件控制部门统一发放。
        5. 文件的保管:
        (1)文件正本由文件控制部门保管,品质记录由相关部门保管。
        (2)文件保管年限根据公司实情规定,正本通常永久保留或保存至失效为止。
        (3)过期但作为知识目的保留的文件应分类保管且标识清楚。
        (4)作废文件正本由文件控制部门分类保管。
        6.文件的登记:
        a. 文件控制部门收到文件正本后,登记在《品质体系文件记录管制一览表》然后受控发行。
        b. 外来文件由相关部门确认后,交由文件控制部门登记发行。
        c. 对于表单,由文件控制部门登记在《品质记录管制一览表》并每半年分发一次,以鉴别最新状态。
        7.文件更改:
        (1) 任何人都可以提出申请修改文件,审批由原审批职能部门审批。
        (2) 文件更改后的生将效的生效日期、状态标识应明确。
        (3) 文件更改内容应明确并及时传达给使用者。
        8.文件的作废:
        过期文件、更改后的原文件正本等应视作作废文件,由文件控制部门分类保管,更改前的原文件副本在更改后也应视作作废文件。
        9.文件的回收:
        (1) 对于过期及作废文件,需根据发行记录及时撤回更换。
        (2) 对于回收的过期作废且不需保留的文件需明确标识,统一销毁,对于需保存时,应明确标识并隔离存放。
        六.外来文件管理:
        外来文件(TL9000认证与培训,首选安信达咨询www.jiaogeqinshou.com):指公司外部(包括客户、其他机构等)提供的生产计划、出货通知、图纸、标准、技术资料、实物样板、物料清单、线路图、底板图、性能规格书(SPEC),工程更改通知书(ECN)及其他资料等外。
        管理方法: 外来文件必须转化为本公司自已的文件并受控发行后才可使用。

        转化流程:文件控制部门接收 相关部门确认 盖章 编号、登记 发行。
        当外来文件发生更改时,依照第五顼NO.7要求执行。
        七.品质记录的相关要求:
        1. 真实:记录反映品质检验的事实结果,必须真实且只有检验后才有记录。
        2. 清晰:字体端正,字迹清楚可辨认。
        3. 正确:记录内容须正确,与品质要求相一致。
        4. 不可涂改:不得使用铅笔书写,不得使用涂改液涂改。若必须更改时可在原处划线并签上更改人姓名(签名)。

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