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        ISO9000标准在服务型企业的实施

        以硬件装配型制造业为基础编制的ISO 9001:1994标准,已被以四大类产品为基础编制的ISO 9001:2000标准所取代,这不但大大提高了ISO 9000族标准在各行各业应用的可操作性,而且其内容、结构、管理思想和理念的变化,对任何一个期望持续稳定地向顾客提供预期和满意的合格产品并持续改进的组织来说,是一次难得的机会。本文着重谈谈ISO 9001:2000标准在服务业中的实施要思考的几个问题。
        一、“过程方法”的引入,使服务业导入ISO 9001标准变得容易
        有些采用1994版ISO 9000族标准的服务企业,常常将服务过程解析出不同的质量活动后再将其归并到某个具体要素中,甚至为了能套上某一要素,人为地将一个连续而自然的活动或过程割裂开来,生搬硬套标准,并在此基础上编制手册和程序文件。这给企业带来诸多不便。2000版ISO 9001标准各条款的结构采用了过程方法和PDCA循环相结合的形式,使服务组织建立文件化的体系非常方便。
        二、服务型企业设计和开发的概念
        传统的概念认为,只有有形产品才涉及到ISO 9001:2000标准的“7.3设计和开发”条款。这一概念须重新认识。 ISO 9000:2000标准关于“设计和开发”的定义是:“将要求转换为规定的特性或产品、过程或体系的规范的一组过程?!彼?,判定一个企业是否存在设计和开发活动或职能必须把握以下过程:只要一个组织的行为(责任范围)涉及将顾客的需求或期望转化为某种产品、过程或体系的特性或规范,则该组织就存在“设计和开发”。如酒店业,顾客一般不会在订房时提出房间的面积、电视机的大小、房内温度等具体要求,但顾客总希望住一间舒适的客房。因此,酒店要将顾客的愿望转化为自己的服务特性,即设计所提供的服务,包括充足的热水供应、温度可调的空调系统、足够的网络线路等。
        三、产品的设计和开发与过程或体系的设计和开发的区别
        从“设计和开发”定义的“注”中可以知道,“设计和开发”包括产品的设计和开发,也包括过程或体系的设计与开发?!肮痰慕峁本褪遣?,服务业很难将产品和过程完全分开,但从标准的实施及认证的角度看,一个组织最关心“谁是顾客”、“谁是产品”、“谁负责设计”这三个基本问题。如果一个组织将顾客的需求直接转换成具有规定特性或规范的产品,并将该产品提供给自己的顾客,这一组织就涉及用“7.3设计和开发”条款对该转换过程加以控制。这种情况在生产硬件类产品的组织中最为常见,虽然硬件类产品的设计和开发也会涉及到对工艺过程的设计,但工艺过程的设计是在组织内部实现的,并不是在与顾客的接触面上完成的活动。ISO 9001:2000中所指的产品,仅适用于预期提供给顾客或顾客所要求的产品,生产硬件产品组织的工艺过程设计并不是预期提供给顾客或顾客所要求的产品或过程,它只是组织内部为获得预期产品的一种实现的手段。这一点与服务类产品完全不同。服务类产品的“过程”与“产品”是同时发出的(如为顾客沏茶和倒茶的过程),服务业的过程就是预期提供给顾客或顾客所要求的产品。虽然过程设计和开发的概念适用范围是ISO 9001:2000第7章中所述的产品实现过程,但对服务业来说,服务过程的“设计和开发”更具特点,而硬件产品的工艺过程设计可在ISO 9001:2000标准中的7.3.3b)及7.5.1a)中体现,属产品设计和开发的一部分。
        四、对设计和开发的控制范围要与组织对产品的设计和开发所承担责任的范围相适应有些组织尽管不对最早的产品设计和开发过程负有责任,但却具有对产品的规范或产品的特性进行更改的权利和责任。这时,7.3条款不能被整体删减,某些分条款仍适用于该组织。这种情况在服务行业较为普遍。比如一家地铁营运分公司,由总部在调查乘客对站点设置、停车时间、发车频次、休息厅和其他服务的需求后,设计运行线路并由分公司实施。但是,运行一段时间后,公司需要根据客流变化情况对运行规范中的列车运行时间表进行调整。对这一分公司来说,“7.3.7设计和开发更改的控制”就应在体系设计时保留。
        五、服务型企业实施ISO 9001:2000标准应关注的事项
        1.由于服务是在组织与顾客的接触面上完成,因此“以顾客为中心”条款尤为重要某医院发生过这样的情况:经过漫长时间候诊的病人,在医生简单询问病情之后,有90%以上被告知应做××项化验后再来,而当患者好不容易拿到化验结果时,已经到了医生下班的时间,患者必须下午或者次日再来,而且还要再排队挂号!后来,该医院遵循“以顾客为中心”的原则对业务流程进行了调整,在消化科增加一名“预诊”实习医生,向病人提出是否需事先化验的建议。这一流程重组,节约了病人大量候诊时间。
        2.能力、意识和培训及工作环境
        服务业一般是最基层的员工与顾客接触,服务型产品也无法做到检验合格后再交付顾客,经常是在过程进行的同时就将产品(服务)交付给顾客;而且,如果该产品(服务)发生了不合格,也无法进行返工。所以,客观上要求全体员工必须第一次就做好。这样,基层员工的培训及他们的顾客意识和完成工作的能力(包括态度等)就非常重要。另外,如果工作环境中人的因素控制不好,将给组织带来消极影响。
        3.服务业组织更要注重将顾客的需求转化为要求
        在服务业中,顾客没有明示要求。通常,组织必须知道规定用途(或已知预期用途)所必需要求的情况大量存在。比如,餐饮业的客人点菜后需等候多长时间,顾客投诉后多长时间才能得到解决,宾馆的住宿环境是否安静等,都属于顾客预期的用途。服务型企业必须对这类要求认真加以识别和确定,否则会带来一系列由于顾客要求识别漏项而引起的对服务产品的不满意。另外,组织应将已经确定的全部要求,包括顾客、法规和组织自身的要求(如服务承诺等)加以明确规定。规定的方式可以是签订合同、公开文件式的服务公约、服务规范、口头承诺等。组织应有能力完成自己以任何形式对顾客作出的全部承诺。当然,对这种能力的评审方式,服务业有时会比制造业灵活和多样,如餐馆点菜后的口头复述式的确认(口头订单评审),以公开的服务公约形式表现出来的产品要求的评审等。
        4.顾客满意
        服务业与制造业不同,制造业有国标、行业标准、企业标准等产品标准,对产品是否满足标准的要求很容易判定,对顾客是否满意也有明显的参照依据。虽然有些服务业(例如宾馆),也有星级评定的标准,但该标准侧重对酒店硬件的评定,也不可能给出各种服务提供过程的评价标准。服务产品是否符合要求,该要求是否全面反映了顾客的期望,符合要求的服务是否能令顾客满意,服务业组织对自身的评价与顾客对组织的评价经常不能一致,这反映了服务类产品较难度量的特点。所以,服务业要特别注重顾客意见获取方式和信息利用方法的可信性,使组织和顾客对服务评价保持一致,最终达到顾客满意。
        5.过程的监视和测量及产品的监视和测量
        服务型企业的产品和过程较难分开,因而过程的细化、过程的控制规范和标准的制订显得尤为重要。与硬件产品的制造类似,服务业不但应有成品验收标准,最主要的是每一个工序、过程甚至操作都应有中间控制公差。因此,必须对服务的每一个动作、表情、语言等给出作业规范(即质量控制规范),才能保证最终产品(或服务)的一致性。由于服务类产品的这一特点,服务业通?;峤獻SO 9001:2000的8.2.3与8.2.4条款结合起来。对服务业来说,这2个条款有重复,不必强求界定它们之间的区别(当服务在与顾客的接触面上完成的时候,在服务过程发生的同时,产品已经交付给了顾客)。对服务产品更重要的是过程监视,而不是过程测量。一般服务业不涉及未检验产品放行的授权批准问题,只有合格的服务才能提供。
        综上所述,服务类企业在实施ISO 9001:2000标准时,有自身的特点,应结合自己的各种服务流程(或过程)设计质量管理体系,以实现“满足顾客要求,达到顾客满意”的目标。

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